TechSoup: cum își validează un ONG din România accesul la software gratuit

De ce aveți nevoie de TechSoup

Multe companii de tehnologie își oferă produsele gratuit sau cu reduceri mari organizațiilor non-profit. Problema lor: oferta e globală, iar ce înseamnă „ONG” diferă de la o țară la alta. Nu pot verifica singure actele unei asociații din Alba Iulia sau ale unei fundații din Iași.

Aici intervine TechSoup, o rețea globală care verifică statutul organizațiilor prin parteneri locali. Slack, Amazon Web Services, Microsoft, Canva și mulți alți furnizori se bazează pe validarea ei. În România, partenerul local este TechSoup România, cu un catalog de produse, webinare și ghiduri în limba română.

Cine se califică

În România, organizațiile non-profit sunt în principal asociațiile și fundațiile înființate potrivit Ordonanței Guvernului nr. 26/2000. Ele sunt înscrise în Registrul asociațiilor și fundațiilor de la judecătoria în a cărei rază își au sediul și apar în Registrul național ONG al Ministerului Justiției. Filialele unei asociații au personalitate juridică proprie, așa că se pot valida separat: fiecare filială locală a unei organizații naționale își poate face propriul cont.

Fiecare furnizor își stabilește totuși propriile condiții: unele oferte au limite de buget sau de număr de membri, altele exclud anumite tipuri de organizații. Citiți condițiile fiecărui produs înainte să-l cereți.

Ce documente pregătiți

Când ne-am validat organizațiile, TechSoup România a cerut:

certificatul de înregistrare fiscală (codul de identificare fiscală, de la ANAF);
certificatul de înscriere în Registrul asociațiilor și fundațiilor, eliberat de judecătorie;
statutul organizației (al filialei, dacă vă validați ca filială);
un raport de activitate pentru ultimul an.

TechSoup poate cere și alte acte, de exemplu o scrisoare a conducerii care confirmă că persoana care face contul are dreptul să reprezinte organizația. Statusul din cont vă arată ce mai lipsește.

Legea nu impune un format pentru raportul de activitate. Nouă ne-a ajuns un document de câteva pagini, aprobat de consiliul director, cu activitățile, proiectele și beneficiarii din ultimul an. Dacă v-ați schimbat sediul, denumirea sau statutul, verificați întâi că modificările sunt înscrise în registru, ca toate actele să spună același lucru.

Cât durează

După ce încărcați documentele, validarea durează de obicei câteva zile. La noi, validarea a rămas valabilă cinci ani; apoi se reînnoiește, cu acte la zi.

Faceți contul pe organizație, nu pe o persoană

Folosiți o adresă de e-mail a organizației (de exemplu, it@organizatia.ro), nu adresa personală a unui voluntar. Același principiu e valabil pentru toate serviciile obținute prin TechSoup: oamenii pleacă, accesul trebuie să rămână la organizație. Taxele administrative se plătesc pe bază de factură, pe care o păstrați în contabilitatea organizației.